Nicht nur beim oben erwähnten Makler K. war bei Analysen der Probleme in der Maklerfirma festzustellen, dass es an einer effizienten Büroorganisation mangelt. Keine klare Aufgabenteilung und -beschreibung, unklare Entscheidungswege und -vollmachten und kein System der Rücksprachen sowie Quartals- und Jahresgespräche. Früher oder später führt das zu Unzufriedenheiten auf Seiten der Mitarbeitenden und Inhaber.
Klare Zuständigkeiten und gut dokumentierte Prozesse sind Grundvoraussetzungen für Effizienz. Digitale To-do-Tools erleichtern das Aufgabenmanagement ebenso wie Prozessbeschreibungen und definierte Vorauswahl von Produktpartnern für bestimmte Kundenwünsche und -probleme. Standard Operating Procedures (SOPs) sorgen dafür, dass Urlaubsvertretungen oder neue Mitarbeitende sofort arbeitsfähig sind. Im Grunde geht es um eine professionelle Personalführung, für die wir Maklern als Unternehmer ein Kompedium von Entscheidungshilfen an die Hand geben.
Fazit: Effizienz im Maklerbüro entsteht nicht über Nacht – sie ist das Ergebnis durchdachter Prozesse, klarer Verantwortlichkeiten und intelligenter Technik. Wer bereit ist, in moderne Tools, Automatisierung und Schulung zu investieren, wird langfristig mit höherer Produktivität, zufriedeneren Kunden und einer stärkeren Marktposition belohnt. Für interessierte Makler stellen wir eine Checkliste zum Thema Digitalisierung und „Effizienz im Maklerbüro: 7 Wege für Versicherungsmakler, ihre Prozesse zu optimieren“ bereit.
Mehr Zufriedenheit der Kunden ist durch die Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit von Informationen und Serviceleistungen, einer verbesserten Servicequalität durch automatisierte Prozesse, weniger Fehler und schnellere Reaktionszeiten gefördert. Zusätzliche Vorteile ergeben sich durch die Möglichkeiten der Zeit- und Ressourceneinsparung, größere Nachhaltigkeit unter anderem durch papierlose Kommunikation und die Wahl des Kommunikationsweges, so wie es der Einzelne für sich gut findet.
