Dreh- und Angelpunkt im Maklerunternehmen ist ein modernes und digitales Tool zur Kunden- und Vertragsverwaltung. Das dürfte inzwischen Allgemeinwissen im Unternehmer-Knowhow sein. Dennoch beginnen die Möglichkeiten für die Prozessoptimierung nicht erst mit einem Maklerverwaltungsprogramm (MVP) von externen Software-Häusern oder Maklerpools als Dienstleister.

>>> Hier geht es zu Teil I der Kolumne

Bereits die Nutzung aller Möglichkeiten der Microsoft-Office-365-Plattform bietet hier zahlreiche einfache Lösungen. Denken wir nur an Standard-Briefe für wiederkehrenden Schriftverkehr, die die Mitarbeiter als Mailvorlage nutzen können.

[mehr_zum_thema title=“Mehr zum Thema“]

Auch die Möglichkeiten von MS „Power Automate“ stehen Ihnen offen, wenn Sie ein Microsoft-Konto oder ein Office-365-Abonnement haben. Damit kann man für die eigenen Workflows die bereitgestellten Vorlagen nutzen oder eigene benutzerdefinierte erstellen. Diese Vorlagen eignen sich sehr gut für Anfänger, da sie einen Startpunkt für die Erstellung des individuell gewünschten Workflows bieten. Außerdem könnten mit MS „Power Automate“ auch Kundenanfragen, Terminhaltung oder Datei- und Datentransfers einfach verfolgt werden

Praxisbeispiel einer mittleren Maklerfirma: Die Vielzahl individueller Kundenschreiben wurde durch einheitliche Schreiben, die in der Dateibezeichnung bereits Thema und Anlass für das Schreiben erkennen lassen, für alle Mitarbeiter als Mailvorlagen bereitgestellt. Kurzer Klick auf die Suchfunktion mit dem gewünschten Thema und der Mitarbeitende hat eine Mailvorlage, die als digitaler Serienbrief nur noch geringen Anpassungsbedarf hat.

10 Prozent Automatisierung sind nicht 100 Prozent, aber …

Dennoch plädiere ich für ganzheitliche Lösungen über ein modernes Maklerverwaltungsprogramm, statt Insellösungen in die Prozesse im Maklerunternehmen zu integrieren. Denn es besteht immer die Gefahr, dass Automatisierung von Prozessen durch Einzellösungen und deren Programmierung mehr Zeit und sonstige Kosten hervorruft, die dem Ziel und Zweck widersprechen. Deshalb ist Mut angesagt, sich einem eigenen MVP oder einer Poollösung zuzuwenden.

Wenn erstmalig 10 Prozent der Prozesse in Ihrem Maklerunternehmen weitgehend automatisiert werden oder weitere 10 Prozent zu bereits automatisierten Prozessen, dann hat das enorme Bedeutung in der Zeiteinsparung beziehungsweise -gewinnung von zusätzlichen Ressourcen für zusätzliche Tätigkeiten für die Kunden. Schauen wir uns dazu einige Zahlen an:

Ein-Personen-Maklerunternehmen

210 Arbeitstage à 8 Stunden = 1.680 Arbeitsstunden

Arbeitszeiteinsparung 10%  = 168 Arbeitsstunden = 21 Arbeitstage

Mittleres Maklerunternehmen (8 Vollzeit-Mitarbeiter)

210 Arbeitstage à 8 Stunden x 8 = 13.440 Arbeitsstunden

Arbeitszeiteinsparung 10%  = 1.344 Arbeitsstunden = 168 Arbeitstage

Die hier exemplarisch aufgezeigten 10 Prozent Einsparung lassen sich auf vielen Wegen erreichen. Dazu auf der folgenden Seite einige einfache Praxisbeispiele.