Makler wissen: Als Unternehmerin oder Unternehmer ist es meist nicht mit einer 35-Stunden-Woche getan. Auch nicht mit 40 Stunden, wenn man an die Jahresendmonate 2024 denkt. Nach so einer intensiven Phase stellt sich so die Frage: Soll das jetzt jedes Jahr so weiter gehen? Die Antwort dürfte wohl „nein“ sein. Aber wie kommt man aus diesem Hamsterrad heraus?  Hier einige Antworten, die zu Ihrem Plan für 2025 werden können.

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Bereitschaft zur Veränderung (Mindset)

Grundvoraussetzung für einen Zeitgewinn für Sie als Unternehmer sowie für Ihre Mitarbeiter zu umsatzförderndem Zeitmanagement ist die Bereitschaft zur Veränderung des aktuellen Geschäftsmodells. Wir sprechen dabei vom Mindset als Gesamtheit von Denkweisen, Überzeugungen und Verhalten, die ausschlaggebend für eine erfolgreiche Veränderungseinstellung sind.

Ihre eigene Veränderungsbereitschaft beruht darauf, dass man Probleme, Tendenzen und neue Möglichkeiten erkennt, diese Handlungsbedarfe für sich anerkennt und dann Ziele festlegt, um effektive Veränderungen einzuleiten und konsequent umzusetzen. Ihre eigene Veränderungsbereitschaft gibt dann auch den Mitarbeitern Sicherheit und Optimismus. Wenn das Mindset stimmt, dann ergibt auch die Unterstützung durch einen externen Coach erst Sinn.

Automatisierung von Prozessen

Die Automatisierung von Prozessen ist nicht das Ziel an sich.  Automatisierung ist vielmehr der Weg zu einem Ziel. Dieses Ziel definiert der Unternehmer selbst.

Ziele können eine höhere Effektivität oder die Zeitersparnis sein. Ein Startpunkt kann beispielsweise die perspektivisch höhere Zahl von Kunden und Verträgen pro Maklerunternehmen im Prozess sinkender Vermittlerzahlen sein.

Was sollte zuerst automatisiert werden? Der besagte Startpunkt oder eine Fortsetzung bereits begonnener Ansätze von Automatisierung sollten häufig wiederkehrende Vorgänge und wenig komplexe Aufgaben sein, die zu ihrer Erledigung keine oder nur ein geringes Maß an menschlicher Kreativität erfordern. Dazu braucht es zunächst eine Analyse, welche der Aufgaben und Tätigkeiten sich für eine Automatisierung eignen.

Praxisbeispiel einer mittleren Maklerfirma

Bei klein- und mittelständigen Unternehmen liegt der Anteil an administrativen (also nicht direkt wertschöpfenden) Tätigkeiten bei zirka 30 Prozent. Das sind unter anderem Verwaltungsthemen, Steuerbuchhaltung und Vergütungsabrechnungen. Bei einigen von uns analysierten Unternehmen lag dieser Prozentsatz noch deutlich höher und ging bis 60 Prozent.

Im Maklerunternehmen gibt es zahlreiche Ansätze, „einfache“, verwaltungstechnische und häufig wiederkehrende Vorgänge in den Fokus der Automatisierung zu nehmen. Das beginnt bei Begrüßungsschreiben für Neukunden, Glückwunschreiben zum Geburtstag von Kunden, Adressänderungen für alle Verträge bei verschiedenen Versicherern und geht bis zu Abfragen zu notwendigen Überprüfungen von aktuellen Versicherungssummen und Einladungen für mögliche Jahresgespräche.